Saatnya Ubah Mekanisme Rapat Menjadi Lebih Produktif
Back

Saatnya Ubah Mekanisme Rapat Menjadi Lebih Produktif

Memanfaatkan waktu kerja sebaik-baiknya adalah kunci kerja produktif. Namun, sering kali kita mesti terjebak pada rapat yang menghabiskan banyak waktu.

Tak dipungkiri, rapat sangat diperlukan untuk kebutuhan koordinasi. Hanya saja, rapat yang tidak terorganisir justru memotong banyak jam kerja, mengganggu jadwal kegiatan, bahkan mengganggu konsentrasi kerja.

Permasalahan lain adalah setiap orang memiliki jam produktif yang berbeda. Bayangkan, jika rapat justru banyak memotong jam produktif tersebut, maka target yang ditetapkan karyawan justru tidak tercapai.

Halaman IDTechinAsia membahas bagaimana tips agar rapat bisa jauh lebih produktif sebagai berikut:

Hadir Tepat Waktu

Yang perlu diingat saat rapat adalah adanya persiapan sebelum rapat. Maka, selalu tanamkan untuk hadir rapat tepat waktu. Misalnya rapat dimulai pukul 12.00 WIB, maka sebaiknya pastikan peserta hadir minimal 10 menit sebelumnya. Jika memungkinkan segala persiapan teknis disiapkan oleh penanggung jawab rapat sebelumnya. Misalnya, pemasangan proyektor dan lain lain.

Buat Undangan Rapat Secara Proporsional

Sering kali, dalam rapat banyak anggota yang cuma menjadi peserta pasif semata. Padahal, jauh lebih baik bagi mereka untuk fokus bekerja. Untuk itu, perlu adanya mekanisme yang lebih selektif dalam mengundang rapat.

Sebelum rapat, penggagas rapat bisa membagikan undangan kepada calon peserta yang dirasa perlu hadir. Namun, buat opsi bagi mereka untuk tidak menghadiri rapat. Dengan catatan, mereka memang benar-benar tidak perlu hadir.

Selain itu, buatlah mekanisme izin keluar di tengah rapat. Misalnya, divisi A hanya dibutuhkan hadir dalam 30 menit rapat di awal, maka mereka berhak keluar rapat setelah waktu tersebut.

Cobalah Rapat Secara Online

Teknologi diciptakan untuk memudahkan kehidupan manusia. Tak terkecuali dalam urusan pekerjaan. Maka, mulailah untuk menjadwalkan rapat secara online apabila hal tersebut tidak memerlukan tatap muka. Manfaatkan platform seperti Google Docs, screen sharing, atau lain-lain.

Buatlah Rapat Tidak Membosankan

Inti lain dari penyelenggaraan rapat adalah peningkatan motivasi dan produktivitas. Maka, untuk menghindari rapat menjadi kewajiban kehadiran semata, buatlah sistem kepanitiaan. Jadikan rapat dinamis dengan mekanisme moderator, kesekretariatan, dan lain-lain. Ubah suasana rapat menjadi dinamis dan menyenangkan.

Comments (0)
Berikan Komentar Anda