Prinsip 5W 1H Bagi Manajer untuk Menyampaikan Berita Buruk

Seorang manajer memiliki tugas berat dalam menjaga motivasi timnya. Tekadang, manajer bukan hanya harus menyampaikan berita baik, tetapi juga berita buruk.

Dalam menyampaikan berita buruk, seorang manajer harus mampu menjaga timnya agar tetap termotivasi.

Tak jarang, seorang manajer mesti menyampaikan keputusan permberhentian karyawan. Pada kondisi seperti itu, ia mesti cermat dalam menyampaikan kabar agar tidak menyakiti karyawannya.

Melansir tulisan PortalHR.com, dalam menyampaikan berita buruk, seorang manajer idealnya bisa menerapkan prinsip 5W + 1H.

Prinsip 5W + 1H sebenarnya adalah prinsip yang digunakan oleh jurnalis dalam membuat berita. Namun, rupanya prinsip tersebut bisa diterapkan dalam konteks apa pun, termasuk penyampaian kabar buruk.

Pertama, W atau Who. Seorang manajer adalah penyampai pesan itu sendiri. Ada baiknya, ia tidak menggunakan pihak lain dalam menyampaikan pesan, sebab memberi kesan tidak menghargai bagi karyawan.

Kedua, W atau What. Pesan harus disampaikan dengan jelas. Jangan menimbulkan persepsi beragam dalam pesan yang disampaikan. Perhatikan pula gestur dalam penyampaian pesan. Gestur yang baik akan menunjukkan empati seseorang dalam sebuah peristiwa yang tidak menyenangkan.

Ketiga, W atau Where. Lokasi penyampaian pesan juga sangat berpengaruh dalam memberikan kabar buruk. Hindari menyampaikan pesan melalui email atau telepon. Jauh lebih baik komunikasi dilakukan secara langsung melalui tatap muka.

Keempat, W atau When. Waktu yang tepat adalah kunci dari keberhasilan penyampaian pesan. Hindari waktu pagi hari, atau hari di mana karyawan mendapatkan kabar buruk. Seorang manajer juga bisa bertanya pada rekan karyawan tersebut kapan waktu yang tepat.

Kelima, W atau Why. Jangan lupa berikan alasan yang paling bisa diterima. Jangan menyampaikan alasan klise yang justru bisa menimbulkan ragam persepsi.

Keenam, H atau How. Pilih setiap kata dengan cermat dan bijak. Cara penyampaian bisa disesuaikan dengan karakteristik karyawan bersangkutan atau kedekatan antara seorang manajer dengan karyawan tersebut.

Baca
Change Fatigue pada Karyawan dan Cara Mengatasinya

Peningkatan performa perusahaan adalah salah satu faktor utama peningkatan revenue perusahaan. Namun, sering kali karyawan justru sulit menunjukkan performa terbaiknya seiring tekanan yang semakin meningkat.

Seiring perubahan zaman, banyak penyakit bermunculan pada karyawan, salah satunya adalah change fatigue. Penyakit ini disebabkan oleh ketidakmampuan karyawan beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

Dari hasil survei yang dikutip  PortalHR, dampak miris dari penyakit ini adalah 41% karyawan kelelahan dengan perubahan yang terjadi, dan 35% memilih tetap bertahan sebab tidak ada pilihan.

Untuk mengatasi persoalan tersebut, Towers Watson mengadakan penelitian yang melibatkan 30 partisipan dari berbagai negara. Hasilnya, ada beberapa solusi yang diterapkan oleh organisasi, yakni peningkatan gaji, bonus, dan jenjang karier. Namun, masalahnya perusahaan tidak mampu mengakomodir seluruhnya.

Menurut Jennifer Frei, Direktur Asia Pasific Practice, perusahaan dapat menerapkan korelasi yang baik antara departemen HR dan marketing. Ia mengatakan, sales pun dapat bekerja baik apabila budaya perusahaan mampu mendorong produktivitasnya.

Jennifer lebih jauh menjelaskan, prinisp terbaiknya adalah measures should drive focus and carry a meaningful reward for performance. Ia berpendapat, ambang batas kinerja sales setiap industri berbeda-beda.

Faktor-faktor dominan dalam organisasi dapat mengukur performa terbaik, seperti kemampuan menjual. Dengan penghargaan (reward) dalam penjualan, akan merangsang kemampuan negosiasi sales. Jenis-jenis komisi atau insentif target juga dapat menjadi alternatif. Namun, pastikan strategi ini dapat teraplikasi secara optimal.

Baca
Lima Budaya yang Akan Membuat Perusahaan Berkembang Pesat

Kualitas perusahaan sangat bergantung pada kualitas sumber daya manusia di dalamnya. Bahkan, menurut para ahli, yang dikutip IDTechinAsia, budaya perusahaan dapat mempengaruhi kualitas perusahaan hingga 30 persen.

Pada dasarnya, masih banyak karyawan yang mencari bagaimana identitas budayanya. Dan, hal tersebut justru menyebabkan turnover tinggi yang berdampak pada kerugian perusahaan. Menurut ahli, turnover karyawan akan menimbulkan penambahan biaya perekrutan serta menghambat laju produktif perusahaan.

Hofstade, seorang ahli, mengatakan, budaya perusahaan adalah perencanaan bersama dari pola pikir kolektif yang membedakan anggota-anggota suatu kelompok masyarakat dengan kelompok dari budaya yang lain. Atau, secara sederhana, bagaimana cara perusahaan berinteraksi dengan karyawan, meliputi perilaku, nilai-nilai, serta kepercayaan yang ditanamkan untuk mencapai visi dan misi bersama.

banner_artikel

Pada dasarnya, penanaman budaya perusahaan mesti menyeluruh, mulai dari pekerja di level manajemen hingga pekerja lapangan. Budaya perusahaan yang kuat dan positif, akan membuat karyawan semakin mencintai pekerjaannya.

Kevin King, Marketing Lead Bambu, seperti dikutip IDTechinAsia, mengatakan, setidaknya ada lima budaya yang akan membuat perusahaan berkembang pesat.

Beri Dukungan dari Atas

Berdasarkan survei, 89 persen karyawan yang diberi dukungan oleh atasan akan lebih puas pada pekerjaannya. Pada dasarnya, budaya perusahaan harus ditumbuhkan dari tingkatan hierarki atas.

Belajar Mendengarkan

Kayawan yang didengarkan adalah karyawan yang bahagia. Banyaknya divisi dalam perusahaan mengakibatkan mereka jarang berinteraksi. Maka, mengumpulkan karyawan untuk melakukan brainstorming bisa memunculkan ide-ide hebat yang tak terpikirkan sebelumnya.

Merekrut dengan Hati-hati

Terkadang, akibat proses rekrutmen yang terburu-buru, perusahaan mendapatkan kandidat yang tidak sesuai dengan budayanya. Hal itu akan berdampak cukup signifikan pada kemajuan perusahaan. Karyawan tersebut akan membawa rasa tidak nyaman bagi lingkungannya sehingga menimbulkan penurunan motivasi.

Menyadari Pentingnya Komunikasi

Menurut survei, 86 persen karyawan merasa kegagalan di tempat kerja berawal dari kolaborasi atau komunikasi yang tidak efisien. Mengkomunikasikan nilai-nilai dan visi perusahaan pada karyawan akan menstimulasi budaya kolaboratif di dalam perusahaan.

Fasilitasi Feedback

Manajemen top-down adalah manajamen di mana karyawan di level bawah hanya bisa tunduk pada atasan. Sistem manajemen ini sudah kuno, sebab idealnya, pada era modern ini, para atasan mesti terbuka dan mau mendengar bawahan. Membuat kebijakan open-door di perusahaan akan membuat karyawan berani menyampaikan keluhan dan masukan positif kepada perusahaan.

Baca
8 Jam Kantor Sama Artinya dengan 3 Jam Freelance

Saat ini, lazimnya perusahaan menetapkan aturan 8 jam kerja bagi setiap karyawan dalam sehari. Ditulis laman IDTechinAsia, penetapan waktu itu pada dasarnya tidak berdasarkan pada waktu optimal manusia dalam berkonsentrasi. Bahkan, penentuan jam ini sebenarnya terjadi pada era revolusi industri abad ke-18.

Pada abad ke-18, rata-rata pekerja bekerja 10-16 jam dalam sehari karena pabrik-pabrik terus berproduksi selama 24 jam. Namun, lantaran dianggap tidak layak, Robert Owen, mencetuskan jam kerja yang lebih pendek.

Slogan yang dicetuskan pria asal Wales itu, berbunyi, “Delapan jam kerja, delapan jam rekreasi, dan delapan jam istirahat.”

Lalu, hampir seabad kemudian, Ford Motor Company menerapkan delapan jam kerja serta melipatgandakan gaji karyawan. Hasilnya, terdapat capaian yang lebih optimal dan efektif.

Pada dasarnya, dengan tantangan dan perkembangan zaman era ini, waktu delapan jam sudah dinilai tidak lagi efektif. Bahkan, secara ekstrem, sejumlah riset menyebutkan rata-rata waktu produktif karyawan hanya berkisar 3 jam saja.

Sebuah survei di Inggris menghasilkan kesimpulan, hanya 21 persen karyawan yang bisa benar-benar produktif sepanjang hari, sedangkan sisanya tidak bisa. Ternyata, rata-rata mereka menghabiskan waktu delapan jam untuk melakukan aktivitas lain.

Kegiatan tersebut, yakni mengecek media sosial selama 44 menit, membaca situs berita 1 jam 5 menit, mengobrol hal di luar pekerjaan 40 menit, membuat minuman 17 menit, merokok 23 menit, mengirim SMS atau chatting 14 menit, makan camilan selama 8 menit, membuat makanan di kantor selama 7 menit, menelepon teman selama 18 menit, dan mencari pekerjaan baru selama 23 menit.

Mereka, para responden, beralasan, pengalihan fokus di atas justru mampu membantu mereka dalam menjalani keseharian.

Rupanya, tempat kerja dan kehidupan modern menawarkan banyak sekali pengalihan fokus, mulai dari gadget, makanan, hingga minuman.

Artinya, jika pun karyawan bekerja secara fokus dari rumah, mereka sudah bisa menggantikan produktivitas delapan jam kantor. Apalagi, dengan bekerja di rumah, karyawan tidak terbebani stres akibat kemacetan dan menghabiskan waktu di jalan.

Beberapa perusahaan di Swedia, bahkan telah menetapkan enam jam kerja pada karyawan. Dan, itu terbukti dari karyawan yang lebih sehat, puas, dan memiliki kinerja lebih baik.

Baca
Deteksi Kebohongan Kandidat dengan 5 Cara Ini

Setiap perusahaan tentu ingin merekrut kandidat yang tepat. Tak dipungkiri, proses wawancara yang dilakukan setelah serangkaian proses pengujuan, berperan penting dalam menentukan kualitas kandidat. Namun, fakta menarik ditemukan dari hasil survei HireRight. Menurut mereka, 85 persen manajer perekrutan mendeteksi kebohongan pada kandidat, dan menganggap bahwa resume mereka tidak sesuai.

Kondisi seperti ini menuntut perusahaan untuk lebih cermat dan hati-hati dalam melakukan rekrutmen. Tahukah Anda, setidaknya ada enam hal yang bisa Anda lakukan untuk menghindari kesalahan perekrutan.

Periksa Referensi

Pada saat melakukan wawancara, Anda biasanya menyediakan kolom kontak referensi. Namun, kontak itu sering kali tidak dihubungi. Padahal, dengan mengubungi atasan langsung atau rekan kerja kandidat, Anda bisa mengetahui kebenaran informasi yang diberikannya.

Menelepon referensi dapat membantu Anda mengetahui kebenaran pencapaian, kualitas pekerjaan, serta jangka waktu kerja kandidat di perusahaan sebelumnya. Selain itu, konfirmasi juga kebenaran jabatan terakhir yang kandidat tulis pada resumenya.

Lihat Latar Belakang Pendidikan

Bertanya tentang latar belakang selama wawancara sebenarnya adalah tindakan percuma. Jauh lebih baik sebenarnya jika Anda mengkonfirmasi secara langsung kepada kampus atau universitas kandidat. Apalagi, jika Anda mengetahui kampus atau universitasnya. Selain itu, cara yang bisa Anda lakukan adalah dengan cara mewajibkan kandidat memberikan salinan transkrip nilai yang dilegalisir sebagai syarat perekrutan.

Cek Media Sosial

Menurut hasil survei, saat ini, sekitar 70 persen perusahaan mulai mempertimbangkan media sosial sebagai referensi kandidat. Bahkan, tidak cukup hanya LinkedIn, banyak perusahaan yang melihat Facebook, Twitter, dan Instagram kandidat. Dengan melihat kiriman di media sosial kandidat, Anda bisa membuat pertimbangan perekrutan terkait karakteristik dan kecocokan kandidat dengan budaya perusahaan.

Gunakan Intuisi

Intuisi berperan penting dalam proses rekrutmen. Jika Anda merasa kandidat mengemukakan hal yang berlebihan terkait pengalamannya, Anda wajib mengajukan pertanyaan tambahan.

Apabila kandidat terlihat meraba dalam menjawab, Anda patut menaruh curiga. Apalagi jika ia mengemukakan jawaban yang tidak tidak terperinci. Perhatikan juga gestur ketika ia menjawab, apakah ia terlihat gugup atau bahkan tidak percaya diri pada setiap pernyataannya.

Baca
Benarkah Penilaian Kinerja Baik untuk Meningkatkan Performa Perusahaan?

Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah praktik yang sudah dilakukan perusahaan dan populer di era revolusi industri pada 1980an. Pada praktiknya, penilaian kinerja menggunakan model statistik bernama Kurva Lonceng.

Pada model Kurva Lonceng, karyawan dibagi menjadi tiga kelompok, yakni under performers, average performers, dan high performers.

Model ini, pada dasarnya berangkat dari kesimpulan yang tidak adil bahwa delapan puluh persen pekerjaan merupakan hasil dari dua puluh persen karyawan saja. Jadi, apabila setiap karyawan dinilai dalam skala angka 1-5, hanya boleh ada 10 persen karyawan mendapat angka 1 (low performer) dan 10 persen yang mendapat angka 5 (high performer). Sedangkan sisanya adalah rata-rata.

Menurut IDTechinAsia, penilaian seperti ini tidaklah akurat. Sebagai contoh, melalui penilaian model ini, seseorang bisa dilabeli memiliki performa sangat rendah meskipun ia menjadi relatif rendak karena berada di tengah orang-orang berperforma tinggi. Padahal, bisa saja secara umum, ia sudah memberika performa bagus, namun karena adanya perbandingan, ia mesti tergeser ke posisi bawah.

Bahaya yang bisa muncul dari model penilaian ini adalah munculnya persaingan tidak sehat. Para karyawan yang berada pada posisi bawah akan selalu cemas dan akhirnya tidak produktif, sedangkan sebaliknya, mereka yang berada posisi tinggi akan saling sikut dan pelit berbagi ilmu.

Sementara itu, karyawan yang berada di posisi tengah akan cenderung bermain aman dan menghindari kompetisi. Mereka akan merasa puas dengan posisinya sehingga tidak melakukan perubahan kinerja secara signifikan.

Hasil riset tahun 2011 menunjukkan, pada kenyataannya performa karyawan idealnya mengikuti model statistik bernama Distribusi Hukum Pangkat. Model ini tetap mengakui ada sebagian kecil karyawan dengan performa sangat tinggi dan rendah. Namun, ada sebagian besar karyawan yang berada di titik di bawah, dan ada sebagian yang berada di titik sedikit di bawah rata-rata.

Pada model penilaian ini, kita hanya akan memberi label negatif kepada mereka yang benar-benar pantas mendapatkannya. Ini karena pada dasarnya, performa yang dekat dengan rata-rata termasuk dalam kategori performa yang cukup bagus. Bahkan, kita juga tidak membatasi jumlah kelompok berkinerja tinggi. Artinya, jika semua karyawan layak untuk penilaian itu, maka hal tersebut tidak mustahil diberikan.

Model ini akan menghilangkan perbandingan antara karyawan satu dengan karyawan lain. Yang terjadi adalah justru karyawan dibandingkan dengan dirinya sendiri. Mereka akan bisa menuntut dirinya meningkatkan performa keraja melalui pencapaian target.

Baca
Ciri-ciri Karyawan Hendak Mengundurkan Diri

Karyawan adalah bagian penting dari laju perusahaan. Penurunan produktivitas karyawan tentu saja akan berdampak pada kegagalan perusahaan mencapai target. Sebab itu, banyak perusahaan yang rela mengeluarkan banyak biaya untuk meningkatkan kapasitas karyawannya.

Sayangnya, keluar-masuk karyawan tidak dapat dihindari. Alasannya pun beragam. Mulai dari masalah penawaran gaji, lingkungan, hingga sikap atasan. Menyadari pentingnya karyawan bagi perusahaan, laman Jobsplanet mengungkapkan ciri-ciri karyawan akan mengundurkan diri.

Memperbarui Profil LinkedIn

LinkedIn adalah jejaring sosial yang digunakan para profesional untuk mempromosikan diri mereka. Platform ini memang dikenal sebagai jembatan yang mempertemukan perusahaan dan pencari kerja.

Biasanya, ketika info lowongan pekerjaan dibagikan, pengguna yang tengah mencari pekerjaan akan meninggalkan pesan di kolom komentar. Menurut Jobsplanet, hanya dengan meminta profilnya ditinjau oleh HRD atau recruiter, Anda sudah bisa menebak jika mereka berencana mengundurkan diri dari pekerjaan.

Sering Tidak Masuk

Karyawan yang hendak mengundurkan diri biasanya jadi lebih sering tidak masuk. Setidaknya, ada dua alasan hal tersebut. Pertama, mereka sudah merasa tidak nyaman dan kehilangan alasan ke kantor. Kedua, mereka mulai mengisi waktunya dengan interview ke perusahaan lain. Bahkan, bisa jadi mereka sudah masuk ke tahap negosiasi gaji.

Menghindari Pembicaraan Jangka Panjang

Mereka yang hendak mengundurkan diri biasanya menghindari diskusi kerja jangka panjang. Biasanya, karyawan ini akan menghindar apabila hendak dilibatkan dalam proyek yang sifatnya jangka panjang.

Biasanya, mereka yang punya rencana matang pindah akan khawatir jika perusahaan menahan keputusannya. Maka, selain menghindari terlibat banyak proyek, mereka akan meminta HR perusahaan baru untuk mempercepat proses rekrutmen mereka.

Pulang Kerja Lebih Awal

Lantaran sudah tidak sabar pindah ke kantor baru, karyawan yang hendak resign akan lebih sering pulang lebih awal. Misalnya, jam pulang kantor pukul 17.00 WIB, mereka akan pulang setengah jam lebih awal. Berada lama-lama di kantor, bagi mereka, terkadang terasa menyiksa karena waktu terasa berjalan sangat lambat.

Produktivitas Menurun

Ciri-ciri karyawan akan mengundurkan diri berikutnya adalah produktivitas menurun. Hal ini bisa disebabkan jam kerja kantornya terpakai untuk urusan calon perusahaan baru. Apalagi, jika mereka mendapatkan tawaran yang lebih menarik, kepedulian mereka terhadap kantor lama pun berubah.

Baca
Metode OKR: Rahasia Sukses Google

Saat Google masih berusaha kurang dari setahun, John Doerr, investor Google, menetapkan metode Objectives Key Results (OKR) dalam mengelola perusahaan. Hasilnya, Google pun menjadi salah satu perusahaan raksasa dunia.

Pada dasarnya, metode OKR telah diterpakan Intel sejak lama. Dan, Rick Klau, Mitra Google Ventures, membeberkan metode ini dalam presentasinya.

Pada dasarnya, metode OKR cukup sederhana. Anda harus menetapkan tujuan (objectives), dan selanjutnya siapkan target (key results). Yang perlu diingat, pasang target dalam bentuk kuantitatif (angka), sehingga setiap orang termotivasi.

Tujuan pun tidak boleh diuraikan secara kualitatif. Misalnya, ingin mengubah tampilan website lebih bagus dan menarik. Jauh lebih baik membuat ukuran, misalnya, kenaikan jumlah pengunjung atau peningkatan kecepatan website.

Klau, ketika bekerja di Google, menetapkan beberapa tujuan untuk setiap kuartal tertentu. Salah satunya adalah meningkatkan reputasi Blogger.com.

Meskipun, saat itu, Blogger.com sudah memiliki nama besar, namun perlahan namanya hilang ditelan Tumblr.

Klau membuktikan sistem OKR berhasil. Ia menambahkan, OKR merupakan metode terbaik setiap tahun bahkan terbaik selama bertahun-tahun. Lebih lanjut Klau menjelaskan, OKR tidak dapat diatur dan diterapkan dengan kaku, maka ia dapat dikembangkan setiap tahunnya.

Klau menambahkan, Google menerapkan OKR bukan hanya pada level perusahaan, melainkan pada level organisasi hingga personal.

Pada akhir kuartal, Anda juga harus menilai target atau ‘key result’ Anda. Menurut Klau, Google memiliki skala 0-1. Yang mesti diperhatikan, Google memiliki skala 0-1, namun tidak menargetkan angka 1. Asumsinya adalah itu akan membuktikan seberapa berat target Anda. Tetapi, jika mendapatkan nilai di bawah 0,4, maka Anda perlu untuk lebih serius melihat apa yang salah dengan proses kerja Anda.

Klau berpendapat, OKR tidak dijadikan bahan promosi kenaikan jabatan. Namun, perusahaan bisa mengetahui pencapaian karyawan melalui metode itu. Ia mengimbuh, jika ingin mendapatkan promosi, ia akan menerapkan sistem yang mudah ia akses untuk mencari tahu kontribusi karyawan.

 

Baca
Tips Cerdas Beradaptasi dengan Pekerjaan Baru

Saat ini, tren perekrutan telah mengalami perubahan. Lebih dari sekadar kecerdasan intelejen (IQ) dan kecerdasan emosional (EQ), banyak perusahaan yang mempertimbangkan kecerdasan sosial dalam merekrut kandidat.

Perusahaan yang baik, tentu harus dapat mengoptimalkan produktivitas karyawan di tengah keragaman lingkungan dan budaya. Untuk itu, pada proses merekrut kandidat, kecerdasan sosial bisa jadi pertimbangan penting dalam memastikan budaya kerja yang telah berjalan semakin dinamis dan produktif.

Ada lima pertanyaan yang bisa Anda ajukan untuk mengukur kecerdasan sosial kandidat.

Bagaimana Anda Berhasil Bekerja Secara Cross-Fungsional dengan Tim Lain?

 Menurut survei, hanya 55 persen kandidat yang berhasil berkolaborasi secara efektif dan efisien dengan lintas departemen. Untuk melakukan itu, diperlukan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang baik. Maka, jawaban kandidat pada pertanyaan ini sangat menentukan kecerdasan sosialnya. Kandidat yang baik akan menunjukkan bahwa ia menikmati bekerja dengan beragam orang melalui jawabannya. Bahkan, ia juga berusaha melakukan pendekatan berbeda dalam menyelesaikan pekerjaan yang beririsan dengan banyak orang.

Bagaimana Cara Anda Berhasil Beradaptasi dengan Lingkungan Baru? 

Seorang yang memiliki kecerdasan sosial tentu saja dapat melakukan berbagai hal untuk mengakomodir kebutuhan orang lain. Ia bahkan rela mengubah aspek fisik, emosional, atau mental dalam berinteraksi dengan orang dari kebudayaan lain. Misalnya, ia memilih membungkuk dari pada berjabat tangan saat bertemu orang Jepang. 

Pernahkah Anda Memiliki Persepsi Budaya Berbeda yang Terbukti Salah? 

Pertanyaan ini akan menguji seberapa besar kecerdasan sosial seseorang. Mereka yang memiliki kecerdasan sosial yang baik, akan mengingat kesalahannya dan tertawa seolah menganggap itu sebagai pengalaman lucu. Sedangkan mereka yang memiliki kecerdasan sosial rendah akan defensif dan cenderung kasar pada pertanyaan ini. 

Ceritakan Tentang Latar Belakang Budaya Anda 

Dengan meminta kandidat menceritakan latar belakang budayanya, Anda bisa sekaligus bertanya pendapatnya mengenai, apakah latar belakang budaya kandidat membuatnya kesulitan berkembang atau tidak. Jika ia bisa relaks dalam bercerita, artinya ia terbuka dan menyadari bahwa seseorang memerlukan adaptasi untuk berkembang.

Baca